Google スプレッドシート上で在庫数が少なくなった商品をチャットツール（Chatwork / LINE / Slack）またはメールに通知する

できること

2023.3.10

EC 事業において、在庫管理はとても大切です。過剰在庫によって管理コストが増加することもあれば、在庫不足によって販売機会の損失が生まれることもあるからです。一方で、在庫数を適正に保つことで在庫の回転が良くなれば、管理コストを抑えながら売上を伸ばすことができます。

そこで、まずは在庫切れの防止から取り組もうと、担当者が一日に何度も在庫表を確認するケースが多く見られます。しかし、作業のたびに在庫情報が保管されているツールやモールにログインするのは効率的ではありません。

また、在庫の少ない商品がないかを目視で確認していては、在庫が少なくなってから発見されるまでにタイムラグが生じます。在庫切れのリスクを最小限に抑えるためには、在庫がしきい値を下回った瞬間に発注をかけるのが理想的です。

TēPs（テープス）なら、Google スプレッドシートの在庫管理表にて在庫数が任意の値（しきい値）を下回った商品があれば、チャットツール（LINE/Chatwork/Slack）やメールに自動で通知することができます。この記事では LINE への通知を例に設定方法を説明し、Google スプレッドシートと TēPs で複数の店舗の在庫を一元管理するアイデアもあわせて紹介します。

在庫が少なくなった商品を自動で LINE に通知する方法
TēPs と Google スプレッドシートを使った在庫の一元管理

在庫が少なくなった商品を自動で LINE に通知する方法

TēPs は EC を運営する担当者がさまざまなサービスや機能を組み合わせ、オリジナルの業務効率化ツールを作れるノーコードクラウドサービスです。プログラミングの経験がなくても、日々の業務を自動化するツールを自分で作ることができます。

また、EC 事業者がよく行う業務はテンプレートが用意されており、上述の業務もテンプレートを利用して効率よく設定することが可能です。

画像 1：TēPs テンプレートイメージ「Google スプレッドシートをもとに、在庫数が少なくなった商品をチャットツール（Chatwork / LINE / Slack）またはメールに通知する」

このテンプレートでは、以下の処理を自動で実行します。

15 分ごとに Google スプレッドシートの情報を検索
「在庫不足」と表示されている行の情報を取得し、LINE にまとめて通知

LINE に通知するメッセージは自由にカスタマイズすることができます。

また、テンプレートで利用する Google スプレッドシートはサンプルを用意しているので、新たに関数などを設定する必要はありません。

さらに詳しい設定方法はヘルプセンターをご確認ください。
Google スプレッドシートをもとに、在庫数が少なくなった商品をチャットツール（Chatwork / LINE / Slack）またはメールに通知する

他にも冒頭でもお伝えしたとおり、Chatwork や Slack、メールにも通知することができます。

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TēPs と Google スプレッドシートを使った在庫の一元管理

Google スプレッドシートでの在庫管理には以下のようなメリットがあります。

利用料がかからない
モールやカートの管理画面にログインする必要がない
在庫表の見え方を自由に変更できる
在庫情報のダウンロードの手間をかけることなく集計や分析ができる
関数や Google Apps Script などの機能により、高い拡張性がある
App Sheet の活用でスマートフォンを連携した在庫管理の仕組みが作れる

このように Google スプレッドシートによる在庫管理には複数のメリットがあり、多くの事業者が採用しています。しかし、一般的にはモールやカートから在庫情報をダウンロードし、Google スプレッドシートに貼り付ける必要があるため、在庫情報を反映する手間がネックとなっているケースも多くみられます。

TēPs はネクストエンジンやモール、Shopify の在庫数を取得し、Google スプレッドシートに書き出すことができます。また、Google スプレッドシートの在庫数をもとにモール等の在庫数を更新することもできるため、これらの機能によって Google スプレッドシートをマスタにして効率的に在庫を管理することができます。

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