Google スプレッドシート上で EC の在庫管理をして LINE やメールで通知する方法

ネットショップ運営担当の方で、「在庫管理」に手間を感じている人は、多いのではないでしょうか。また、手間がかかるだけでなく、人為的ミスによって機会損失やクレームを引き起こす要因にもなってしまいます。

Google スプレッドシートで在庫管理を自動で行い、メールや LINE に通知が来るようにできれば、上記のようなトラブルの減少につながります。

この記事では、Google スプレッドシートを活用した効率的な在庫管理の仕組み作りや、人為的ミスを回避するための通知方法を紹介します。

Google スプレッドシートの在庫を LINE やメールに通知する重要性

Google スプレッドシートで在庫の管理をする際、通知の仕組みを整えることはとても重要です。

理由は、以下の 3 点です。

1. 楽に在庫が確認できる
2. 在庫切れによる機会損失を減らす
3. 計上を忘れていることに気付く

この 3 点について、それぞれ詳しく説明していきます。

1. 楽に確認できる

 Google スプレッドシートの在庫を通知することには、楽に在庫確認ができるというメリットがあります。

通常であれば、在庫表を開いた時にしか在庫の確認ができないので、毎回、在庫表を開いて確認する必要があります。

しかし、あらかじめ設定しておくことで、在庫の数が一定数より減少したときに、その商品の在庫を、普段よく目にする LINE やメールでの通知から、すぐに確認ができるようになります。

2. 在庫切れによる機会損失を減らす

Google スプレッドシートで、在庫切れが起こる前に通知がくるように設定しておけば、機会損失を減らすことに繋がります。

例えば、普段 1 週間に「1」個売れる商品があって、その商品の在庫が「3」以下になったら LINE に通知するという設定をします。
「3」以下になったタイミングで、常に通知がくるようになれば、在庫の確認後すぐに発注ができるので、在庫切れをして機会損失が発生するのを防ぐことができます。

3. 計上を忘れていることに気付く

Google スプレッドシートで管理している在庫を通知できれば、計上を忘れていることにも気付くようになります。

例えば、在庫が「3」ないといけないはずの商品が「2」しかなかった場合に、通知するように設定しておけば、すぐに計上忘れに気付くことができます。

Google スプレッドシートの在庫を自動でメールや LINE に通知できる 「TēPs（テープス）」とは

＜TēPs とは？＞
TēPs は EC を運営する担当者がさまざまなサービスや機能を組み合わせ、オリジナルの業務効率化ツールを作れるノーコードクラウドサービスです。プログラミングの経験がなくても、日々の業務を自動化するツールを自分で作ることができます。

また、ネットショップの運営をする上で一般的に発生するさまざまなタスクは、あらかじめテンプレート化されており、“ 在庫数が少なくなった商品について LINE で通知する”というタスクも、テンプレートとして提供されています。

このテンプレートに沿って必要な情報を埋めていくだけで、今日からでもすぐに、 Google スプレッドシートの在庫をメールや LINE に自動で通知することができます。

テンプレートの流れは、下記の画像のとおりです。

Google スプレッドシート上で在庫管理の際におすすめな TēPs の使い方

TēPs は自分で条件を組み替えることで、さまざまな業務に対応できます。

以下では前述したテンプレートの他に、 Google スプレッドシート上で在庫管理をする際に便利な「TēPs」の使い方を紹介します。

1. Google スプレッドシートに自動で在庫を書き出す

「 Google スプレッドシートに自動で在庫を書き出す」というツールは、TēPs にてテンプレートとして用意されているので、簡単な設定をするだけで運用できます。

ただ現状だと在庫を取得するためにネクストエンジンという受注管理システムが必要です。
今後、さまざまなサービスから在庫を取得できる予定ですので、ネクストエンジンを使う予定のない方も期待してお待ちください。

詳細については、下記のページをご覧ください。

ネクストエンジン｜商品在庫を取得し Google スプレッドシートの在庫数を更新する

2. 全商品の売上情報を自動で Google スプレッドシートに書き出す

「全商品の売上情報を Google スプレッドシートに書き出す」ことも、TēPs でテンプレートの用意がされているので、簡単な設定をするだけで実現できます。

詳しくは、下記のページをご覧ください。

ネクストエンジン｜扱っている全商品の売上情報を自動で Google スプレッドシートに書き出す方法

3. テンプレートを組み合わせて自動で発注まで対応させる

1 章で紹介したテンプレート「 Google スプレッドシートの在庫を自動でメールや LINE に通知する」と、3 章で紹介したテンプレート「 Google スプレッドシートに自動で在庫を書き出す」を組み合わせます。

そうすることで、 Google スプレッドシートに書き出した情報から自動でメールを送ることができるため、メールで発注ができる業者では、TēPs を使って発注までを自動で対応することが可能になります。

このように、テンプレートを組み合わせることで、自社固有の業務に合わせた効率化ツールを作ることができます。

▼その他の活用事例を、動画・スライド資料で見ることができます
https://landing.teps.io/materials

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