出荷元倉庫の振り分けやデータ取得を自動化し、1 日あたり約 4 時間分の手作業を削減｜株式会社ガイセンス商事

株式会社ガイセンス商事は、人とペットが共生する幸せな暮らしをコンセプトにしたブランド「AIFY」を運営しており、オリジナルのインテリア・ペット用品の企画販売をしています。

手順が決まっている受注処理などの仕事は自動化し、輸入手続きのような、人にしかできない仕事にリソースを割くという方針で、TēPs の活用によって 1 日あたり 約 4 時間分の作業を自動化。

また、日本人と中国人の従業員が在籍している同社では、母語の違いからタスクの指示がうまく伝わらないなどの問題があったそうです。しかし、TēPs でタスクそのものを自動化したことで指示が必要なくなり、こうしたコミュニケーションの問題が減少するなど、単純に作業時間だけでは測れない効果もあったとのことです。

店舗運営を担当する中島さんと、データ分析業務を担うシュウさんのお二人にお話を伺いました。

マンパワーが必要な業務に人を割くための自動化

—自己紹介をお願いします。

中島　中島知里と申します。去年の 8 月からジョインして、モール店舗の運営全般を担当しています。

シュウ　舒泓睿（シュウホンルイ）です。私は去年の 6 月から勤務しています。商品データの分析などを主に担当しています。

中島　弊社ではオリジナルのインテリア用品とペット用品の販売をしていますが、実店舗は持っておらず、EC のみで販売をしています。運営している店舗は Amazon・Yahoo!ショッピング・Qoo10・aupayマーケットの 4 つのモール店舗と、自社 EC の計 5 つです。

—設立の経緯を教えてください。

中島　代表の兄が中国にて EC 事業をはじめたのですが、中国はライバルが多く、競争が苛烈でした。そこで日本のマーケットに目を付け、弟である代表が起業したのが弊社です。そのため弊社の製品は中国で製造され、中国の拠点から日本に送られてきています。

—EC は何名ほどで運営されていますか。

国内で 8 人ほどで、中国の拠点には 10 人ほどいます。基本的に 1 つのモールを 1 人が担当するようになっていますが、モールをまたいで業務を行うこともあります。

一方で、物流系の業務には輸入がかかわってくるため、国内では 2 人の担当者をつけています。このように本当にマンパワーが必要な業務に人を割き、店舗運営などの業務は TēPs のようなツールで省人化する、というのが会社の方針です。

自社ツールから TēPs へ移行し、属人化から脱却

—TēPs を導入したきっかけを教えてください。

中島　以前は別のツールで受注処理をしていたのですが、受注情報を柔軟に変更できないところが難点でした。また、複数の倉庫の在庫管理や出荷元倉庫の切り替えに課題を抱えていました。そんなときに物流の担当者が見つけてきたのが TēPs で、ネクストエンジンと合わせて導入することで当時の課題が解消できそうだということで導入を決めました。

—在庫管理以外ではどのような業務に TēPs をご活用いただいていますか？

中島　受注や在庫のデータを取得するのに使っています。たとえば、取得したデータから商品ごとの販売数を出し、その値をもとに発注数を決めたり販促施策を考えたりなどしています。ほかには顧客へのフォローメールの送信も自動化しており、EC 運営の全般に活用していますね。最近では、インフルエンサーにサンプル商品を送るのを自動化しました。

実は、以前は自社で内製したツールでデータを取得していたこともあります。しかし、ツールの作成者がいなくなってしまったら誰も保守ができなくなりますよね。トラブルが起きても対処できる人がいなくなるのはリスクが高く、ツールでやっていたことは可能な限り TēPs に移行するようにしています。

母語の違いによるコミュニケーションの問題が、自動化で減少

—TēPs を使ってどのような効果がありましたか？

シュウ　私の仕事は、1 日あたり約 2 時間が短縮されました。TēPs はとても役に立ってくれています。

中島　モール店舗のフォローメール送信を自動化したことで、各担当者の作業時間は 1 日あたり 30 分ほど短縮されていると思います。

ほかには、弊社は中国人の従業員が多い一方で私は日本語しか話せないため、タスクの指示がうまく伝わっていなかったということもありました。しかし、TēPs でタスクそのものを自動化したことで、そうしたコミュニケーションの齟齬が起きる頻度を減らすことができました。

—TēPs を初めてさわったときの印象を教えてください。

中島　無料トライアルで初めてさわったときは、「まったくわからん！」と心が折れました（笑）しかし、サポートの方に細かく教えていただいてからは徐々にテンプレートなどをさわるようになり、そのタイミングでシュウが入ってくれたので細かい設定ができるようになりました。当のシュウは「こんな便利なものがあるなら自分の仕事が激減する！」と感激してましたね。

シュウ　私はヘルプセンターを見て独学で TēPs の操作を覚えましたが、画像が多いので外国人の私にとってもわかりやすかったです。

中島　最近は少し慣れてきましたが、わからないことがあればサポートの方に聞くようにしています。サポートの方は、何か聞けばこちらが恐縮してしまうくらい丁寧に教えてくれます。こちらの話をきちんと理解したうえで回答してくれるという安心感がありますね。

今後始める卸売にも、TēPs を活用していきたい

—今後の展望を教えてください。

出店するモールを増やしつつ、B to B の卸売にも着手したいですね。

TēPs は教育コストがかからないうえ、辞める心配もなく、ミスもせず、24 時間働き続けてくれるので、非常にコスパが高いと思います。また、Google スプレッドシートと連携すれば幅広い業務に活用できるので、卸売のようにネクストエンジンを介さない業務も、TēPs で効率化していきたいと考えています。

—ありがとうございました。

リンク

AIFY Official Shop：https://aify.jp/

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