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Googleスプレッドシート上でECの在庫管理をしてLINEやメールで通知する方法

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2021.7.7

ネットショップ運営担当の方で、「在庫管理」に手間を感じている人は、多いのではないでしょうか。また、手間がかかるだけでなく、人為的ミスによって機会損失やクレームを引き起こす要因にもなってしまいます。

Googleスプレッドシートで在庫管理を自動で行い、メールやLINEに通知が来るようにできれば、上記のようなトラブルの減少につながります。

この記事では、Googleスプレッドシートを活用した効率的な在庫管理の仕組み作りや、人為的ミスを回避するための通知方法を紹介します。

1.Google スプレッドシートの在庫をLINEやメールに通知する重要性

Google スプレッドシートで在庫の管理をする際、通知の仕組みを整えることはとても重要です。

理由は、以下の3点です。

  1. 楽に在庫が確認できる
  2. 在庫切れによる機会損失を減らす
  3. 計上を忘れていることに気付く

この3点について、それぞれ詳しく説明していきます。

1−1.楽に確認できる

 Google スプレッドシートの在庫を通知することには、楽に在庫確認ができるというメリットがあります。

通常であれば、在庫表を開いた時にしか在庫の確認ができないので、毎回、在庫表を開いて確認する必要があります。

しかし、あらかじめ設定しておくことで、在庫の数が一定数より減少したときに、その商品の在庫を、普段よく目にするLINEやメールでの通知から、すぐに確認ができるようになります。

1−2.在庫切れによる機会損失を減らす

Google スプレッドシートで、在庫切れが起こる前に通知がくるように設定しておけば、機会損失を減らすことに繋がります。

例えば、普段1週間に「1」個売れる商品があって、その商品の在庫が「3」以下になったらLINEに通知するという設定をします。
「3」以下になったタイミングで、常に通知がくるようになれば、在庫の確認後すぐに発注ができるので、在庫切れをして機会損失が発生するのを防ぐことができます。

1−3.計上を忘れていることに気付く

Google スプレッドシートで管理している在庫を通知できれば、計上を忘れていることにも気付くようになります。

例えば、在庫が「3」ないといけないはずの商品が「2」しかなかった場合に、通知するように設定しておけば、すぐに計上忘れに気付くことができます。

2.Google スプレッドシートの在庫を自動でメールやLINEに通知できる 「TēPs(テープス)」とは

TēPs」とは、ネットショップ運営者が、さまざまなサービスや条件を組み合わせ、オリジナルの業務効率化ツールを自分で作れるクラウドサービスです。

TēPs」を使うことで「在庫管理に手間をかけたくない」「在庫管理の機会損失を減らしたい」といった悩みを解決できます。
プログラミングの経験がなくても、日々のタスクを自動化するツールを自分の手で簡単に作ることができます。

また、ネットショップの運営をする上で一般的に発生するさまざまなタスクは、あらかじめテンプレート化されており、“  Google スプレッドシートの在庫を自動でメールやLINEに通知する”というタスクも、テンプレートとして提供されています。

このテンプレートに沿って必要な情報を埋めていくだけで、今日からでもすぐに、 Google スプレッドシートの在庫をメールやLINEに自動で通知することができます。

テンプレートの流れは、下記の画像の通りです。

3.Google スプレッドシート上で在庫管理の際におすすめな「TēPs」の使い方

TēPs」は自分で条件を組み替えることで、さまざまな業務に対応できます。

以下では前述したテンプレートの他に、 Google スプレッドシート上で在庫管理をする際に便利な「TēPs」の使い方を紹介します。

3−1.Google スプレッドシートに自動で在庫を書き出す

「 Google スプレッドシートに自動で在庫を書き出す」というツールは、「TēPs」にてテンプレートとして用意されているので、簡単な設定をするだけで運用できます。

ただ現状だと在庫を取得するためにネクストエンジンという受注管理システムが必要です。
今後、さまざまなサービスから在庫を取得できる予定ですので、ネクストエンジンを使う予定のない方も期待してお待ちください。

詳細については、下記のページをご覧ください。

3-2.全商品の売上情報を自動で Google スプレッドシートに書き出す

「全商品の売上情報を Google スプレッドシートに書き出す」ことも、「TēPs」でテンプレートの用意がされているので、簡単な設定をするだけで実現できます。

詳しくは、下記のページをご覧ください。

3-3.テンプレートを組み合わせて自動で発注まで対応させる

1章で紹介したテンプレート「 Google スプレッドシートの在庫を自動でメールやLINEに通知する」と、3章で紹介したテンプレート「 Google スプレッドシートに自動で在庫を書き出す」を組み合わせます。

そうすることで、 Google スプレッドシートに書き出した情報から自動でメールを送ることができるため、メールで発注ができる業者では、「TēPs」を使って発注までを自動で対応することが可能になります。

このように、テンプレートを組み合わせることで、自社固有の業務に合わせた効率化ツールを作ることができます。

4.他にもさまざまな業務を自動・効率化

TēPs」では、複数のパーツを接続して何らかの処理を実行する一連の流れを「フレーズ」と呼び、フレーズは「ノート」という、メール送信、条件分岐、他サービスとの連携(ネクストエンジン、 Chatwork 、 Google スプレッドシートほか)などのアクションを行うパーツから構成されています。

この「ノート」の組み合わせ方や設定方法次第で、できることが無数に広がります。
既存のサービスでは実現できなかった、自社ならではの細かい業務まで自動化できるのが「TēPs」の特徴です。

ネットショップを運営している方々の実際の業務を元にしたテンプレートを活用し、業務の効率化を実現するだけでなく、テンプレートのカスタマイズや、一からフレーズを組み立てて、オリジナルツールを作成できます。

ぜひ一度、「TēPs」で今必要なツールを自分で作る体験をしてみてください。

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