LOGILESS の入荷予定を Google スプレッドシートで共有する

テープスを使えば、LOGILESS の入荷予定伝票を Google スプレッドシートに自動で書き出せます。LOGILESS のアカウントを持っていない仕入れチームや倉庫スタッフにも入荷予定を共有でき、毎朝のログイン確認からも解放されます。

入荷予定の共有のために、毎朝 LOGILESS にログインしている

入荷予定伝票は、仕入れの進行と倉庫側の入庫準備を結ぶ大事な情報です。

しかし、LOGILESS では「入荷予定の閲覧」に限定した権限設定はできないため、入荷予定だけ知っていればいい相手にも、アカウントを渡す必要が出てきます。そのため、社内ならまだしも、外部の倉庫スタッフやメーカーへの共有はためらわれる場面もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、入荷予定の共有に Google スプレッドシートを活用するという方法をご提案します。

スプレッドシートなら、LOGILESS アカウントを持たない相手にもデータを絞って共有ができます。また、フィルターや並び替え機能により、仕入先別・入荷予定日別のように、見たいデータをパッと絞り込むことが可能です。

テープスとは？
EC 運営の手作業を自社で自動化できるサービスです。ブロックを組み合わせてワークフローをつくり、売上集計や在庫管理、イベント対応や受注処理など、幅広い業務に対応可能。
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自動処理の流れ

テープスのワークフローで、以下の流れの自動処理を構築します。

1. 入荷予定伝票を検索：LOGILESS から「入庫待ち」の入荷予定伝票を取得します。
2. シートに書き出し：取得した伝票を、用意したスプレッドシートの末尾に追記します。仕入先・商品コード・商品名・数量・入荷予定日など、必要な項目を並べて書き出せます。

ワークフローは定期的な実行スケジュールを設定できます。入庫予定は頻繁に動くものではないため、一日一回程度で十分かと思われます。

応用例：入荷予定が発生したら発注メールを自動送信

同じ入荷予定伝票を起点に、仕入先への発注メールまで自動送信することもできます。LOGILESS の仕入先マスタにメールアドレスを登録しておけば、入荷予定伝票を登録するだけで、伝票の明細・入荷予定日・発注書特記事項を本文に差し込んだメールが自動で飛ぶ仕組みです。

LOGILESS で入荷予定伝票を作成したら発注メールを自動で送信する

よくある質問

Q. LOGILESS のアカウントを持っていない人にも入荷予定を見せられますか？

見せられます。スプレッドシートの共有設定で、閲覧権限だけを必要な人に渡せば、LOGILESS のアカウントは不要です。仕入れチーム、倉庫スタッフ、外部メーカーなど、入荷予定だけを知りたい相手に必要な範囲で共有できます。見せたい列だけを別シートに参照させれば、原価や仕入先のメモなど社外に見せたくない情報を隠すこともできます。

Q. 同じ伝票が二重に書き出されないようにできますか？

できます。一度書き出した伝票を識別する仕組みがテンプレートに組み込まれているので、同じ伝票がもう一度シートに書き出されることはありません。

今すぐ、テンプレートで自動化する

ここで紹介したフレーズは、テンプレートとして公開しています。下のマニュアルを見ながら、セットアップしてみてください。
LOGILESS｜入荷予定伝票を Google スプレッドシートに書き出す

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こちらがテンプレートのワークフローです。

構築の相談をしたい方へ

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