ネクストエンジン｜「領収書の同梱依頼」を自動で処理する方法

ネットショップを運営する上で、領収書を希望する購入者への領収書の同梱対応は、手間がかかる業務の一つです。

ネクストエンジンを利用している方であれば、備考欄に「領収書」という文字列がある伝票を、確認待ちに止める運用をしているのではないかと思います。

その後、確認待ちで止まっている伝票を一つ一つ目視でチェックし、領収書希望であればネクストエンジンのピッキング指示欄に「領収書を同梱する」指示を記入し、確認済みにチェックを入れるまでが領収書同梱のフローです。

この作業はすぐに終わるため、さまざまな理由で確認待ちに止まっている他の受注を確認する流れで、同時に行なっている事業者が多いと思います。
ですが、このような細かいタスクは受注担当者がミスをする一つの原因にもなります。

領収書の同梱指示はネクストエンジンの機能では自動化できませんが、TēPs というネクストエンジンのアプリを活用すれば、該当する伝票のピッキング指示欄へ「領収書を同梱する」という文字列を自動で記入できるようになります。

自動記入であれば、処理漏れなどの人為的ミスがなくなる上、毎日のちょっとしたルーティンワークが一つ解消されます。

「領収書の同梱依頼」を自動で処理できる「TēPs（テープス）」とは

TēPs とは、ネットショップ運営者が、さまざまなサービスや条件を組み合わせ、オリジナルの業務効率化ツールをノーコードで作れるクラウドサービスです。

プログラミングの経験がなくても、日々のタスクを自動化するツールを自分の手で簡単に作ることができます。

また、ネットショップの運営をする上で一般的に発生するさまざまなタスクはあらかじめテンプレート化されており、これらのテンプレートに沿って必要な情報を埋めていくだけで、今日からでもすぐに作業の自動化が可能になります。

では、実際に TēPs を使ってどのように自動化するのか紹介していきます。

ここでは、下記のプロセスを自動で実行します。

• 15 分おきに、ネクストエンジンの受注を取得
• 備考欄に領収書と記入されている伝票を抽出
• ピッキング指示欄に「領収書を同梱」と追記
  

このテンプレートを設定した上で、ネクストエンジン側でも「備考欄に”領収書”という文言があれば確認待ちで止める」という設定をオフにすれば、領収書を希望する注文でも確認待ちステータスに止まることがなくなります。
さらにピッキング指示欄には「領収書を同梱する」という内容が自動で追記されるようになります。

手順に従ってテキスト入力やデータ選択を行うたった数分の作業で、すぐに領収書同梱依頼の作業が自動化され、受注担当者の仕事が一つ減ります。

また、領収書対応に限らず、他にも多数の要因で「確認待ち」で止めている受注は多いのではないのでしょうか。例えば「ギフトラッピング」「熨斗」「時間指定」など、特定の決まった文言が入っている際のちょっとした定型業務は他にもたくさんあると思います。この様々な定型業務を、アイデア次第でいくらでも自動化できるのが TēPs の特徴です。


TēPs 自体の設定作業は早ければ数分で完了します。

ネクストエンジンとの接続設定の後、手順に従ってテキスト入力やデータ選択を行うだけで、すぐにピッキング指示欄への文言の記入作業が自動化されます。

その他、さまざまな活用事例をスライド資料、動画にてご紹介しております。
https://landing.teps.io/materials

また、TēPs は 14 日間の無料トライアルを実施中です。専門スタッフのサポートもあるので、ぜひ、お気軽にお問い合わせください。